DMS für kleine Unternehmen: Wie ein effizientes Dokumentenmanagement den Arbeitsalltag verbessert

dms für kleine unternehmen

19.12.2024
Anne Springwald

Die richtige Organisation von Dokumenten, E-Mails und Aufgaben ist eine der größten Herausforderungen für kleine Unternehmen. Täglich kämpfen Teams mit überquellenden Papierstapeln, verstreuten Dateien und der Koordination von Kundenanfragen. Oft scheitern die Bemühungen an ineffizienten Ablagesystemen, die Zeit kosten und Stress verursachen. Ein gut implementiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) für kleine und mittlere Unternehmen kann diesen Problemen entgegenwirken und Arbeitsprozesse optimieren.

Herausforderungen im Büroalltag

In kleinen und mittleren Unternehmen ist es entscheidend, Arbeitsprozesse optimal zu steuern. Informationen sind jedoch oft dezentral gespeichert – in Papierakten, lokalen Ordnern oder verschiedenen digitalen Systemen. Dadurch wird nicht nur der Zugriff erschwert, sondern auch die Nachvollziehbarkeit von Prozessen leidet. Besonders kleine Firmen arbeiten häufig noch mit traditionellen Methoden, anstatt durch moderne Lösungen unterstützt zu werden. Typische Probleme umfassen:

Unübersichtliche Ablagesysteme: Ordner auf Servern oder Schreibtischen erschweren die Zusammenarbeit und das schnelle Wiederfinden von Informationen.

Manuelle Arbeitsschritte: Die manuelle Ablage und Suche nach Dokumenten kostet Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit.

Koordination von Aufgaben: Ohne eine zentrale Plattform gehen wichtige Aufgaben oder Fristen leicht unter, was zu Verzögerungen, Missverständnissen und Folgeproblemen führen kann.

Die Lösung ist ein DMS, das speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen ausgelegt ist. Ein solches System ermöglicht nicht nur eine zentrale Verwaltung von Dokumenten, sondern besitzt meist auch Funktionen für das Kunden- und Aufgabenmanagement. So wird der gesamte Büroalltag effizienter gestaltet.

Findentity Office: ein maßgeschneidertes DMS für kleine und mittlere Unternehmen

Findentity Office ist ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem, das von Thax Software entwickelt wurde, einem Unternehmen mit über 25 Jahren Erfahrung im Bereich Büromanagement-Software. Bereits 1998 entwickelte Thax Software ein RFID-basiertes System zur Suche nach physischen Akten. Diese frühe Innovation legte den Grundstein für die Ausrichtung des Unternehmens: Büro- und Geschäftsanwendungen praxisnah zu gestalten. Seitdem hat sich Thax Software stetig weiterentwickelt und bietet heute umfangreiche Lösungen für das Büro-, Dokumenten-, Workflow- und sogar Diktat-Management. Findentity Office vereint Funktionen für Dokumentenmanagement (DMS), Kundenmanagement (CRM) und Workflow-Optimierung in einem einzigen System. Bei Bedarf kann es um weitere Software-Module, wie Diktieren, Aktensuche oder Inventarisierung, erweitert werden. Diese Kombination macht die Software besonders leistungsfähig und flexibel.

Zu den Kernfunktionen von Findentity Office gehören:

Zentrale Datenverwaltung: Alle Dokumente, E-Mails und Kundendaten werden in elektronischen Akten organisiert, was den Überblick erleichtert.

Automatisierung: E-Mails und Dokumente werden automatisch zugeordnet und organisiert, wodurch manueller Aufwand reduziert wird.

Suchfunktionen: Eine leistungsstarke Volltextsuche mit OCR-Technologie (Optical Character Recognition = Texterkennung) ermöglicht es, selbst in gescannten Dokumenten schnell relevante Informationen zu finden..

Integration: Die Software arbeitet nahtlos mit Microsoft Office, E-Mail-Systemen wie Outlook sowie Drittsoftware wie DATEV oder SAP zusammen.

Skalierbarkeit: Dank einer modularen Architektur kann die Software mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen.

Die Vorteile von Findentity Office

Aufgrund der intuitiven Benutzeroberfläche können sich Mitarbeiter schnell und ohne aufwendige Schulungen einarbeiten. Klare Strukturen und übersichtliche Menüs sorgen dafür, dass selbst technisch weniger versierte Nutzer problemlos mit dem System arbeiten können. Dies erleichtert nicht nur die Einführung im gesamten Team, sondern steigert auch die Produktivität von Beginn an. Ein weiterer Pluspunkt ist die Möglichkeit der individuellen Anpassung. Funktionen können je nach Bedarf aktiviert oder geändert werden, sodass sich das System reibungslos in die bestehenden Arbeitsabläufe einfügt. Egal ob branchenspezifische Anforderungen, besondere Workflows oder spezielle Benutzerrechte – die modulare Software ist frei konfigurierbar und kann mit den Ansprüchen eines Unternehmens mitwachsen.

Besonders in sensiblen Bereichen wie der Verwaltung von Kunden-, Mandanten- oder Patientenakten spielt Datenschutz eine entscheidende Rolle. Findentity Office erfüllt höchste Sicherheitsstandards und gewährleistet die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese Konformität bietet Unternehmen rechtliche Sicherheit und stärkt auch das Vertrauen ihrer Kunden und Partner. Durch Funktionen wie die DSGVO-konforme Web-Akte wird ein sicherer und effektiver Datenaustausch möglich. Darüber hinaus zeichnet sich Findentity Office durch seine hohe Zeit- und Kosteneffizienz aus. In vielen Details werden Synergien geschaffen und Arbeitsprozesse automatisiert, was den manuellen Aufwand deutlich reduziert.

Rechtsanwalt Albrecht Kellner aus Berlin beschreibt den Nutzen so: "Seit dem Wechsel zu Findentity sparen wir 50 Prozent der Arbeitszeit ein."

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Findentity Office: ein maßgeschneidertes DMS für kleine und mittlere Unternehmen

Die Vorteile von Findentity Office

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