Projektmanagement im Planungsbüro effizient gestalten
Projektmanagement Planungsbüro
- 17.04.2024
Teamübergreifender Zugriff auf alle relevanten Informationen
Die Einführung einer komplexen Software gestaltet sich in Planungsbüros zunehmend schwierig. Welche Funktionen muss eine Software haben, um Projektarbeiten effektiv zu unterstützen? Sie sollte Aufgaben für den jeweiligen Projektbereich definieren und gleichzeitig sicherstellen, dass nichts übersehen wird. Der Nutzen sollte klar erkennbar sein, um zusätzliche Arbeitsbelastung und zeitaufwendige Suche zu vermeiden. Eine automatisierte Ablage mit einheitlicher Struktur ist dabei unerlässlich. Obwohl auf dem Markt viele Systeme für Management und Controlling verfügbar sind, stellt die Einführung oft eine finanzielle Hürde dar. Implementierungskosten von mindestens einem Jahresgehalt eines Mitarbeiters schrecken viele Unternehmen ab.Dieser Problematik hat sich die Firma OfficeWare angenommen, die sich seit mehr als 30 Jahren auf die Entwicklung von Management-Software spezialisiert hat und Unternehmen dabei unterstützt, den Überblick über alle Aspekte ihrer Projekte zu behalten. Dabei legt das Unternehmen großen Wert auf die Sicherheit und den teamübergreifenden Zugriff auf alle relevanten Informationen. Die Software von OfficeWare ermöglicht es den Nutzern, alle Aufgaben, Dokumente und E-Mails zu einem Projekt zu verwalten und zu organisieren. Dabei spielt die intelligente Security eine wichtige Rolle, um sicherzustellen, dass sensible Informationen geschützt sind und nur autorisierte Personen darauf zugreifen können.
Konkret geht es bei der Software von OfficeWare darum, genau festzuhalten, was zu welchem Fall, welcher Aufgabe, welchem Protokollpunkt oder welchem Ticket vereinbart wurde. Dabei werden alle relevanten Daten wie Telefon- oder Aktennotizen, Dokumente, Pläne, E-Mails und Fotos erfasst. Zudem wird festgehalten, wer diese Informationen wann und wie erledigt hat. Um den Arbeitsablauf zu optimieren, bietet die Software von OfficeWare eine automatische Ablage mit Wiedervorlage-Funktion an. Dadurch können Nutzer sicherstellen, dass alle Informationen jederzeit zur Verfügung stehen und dass wichtige Aufgaben nicht vergessen werden.
Maßgeschneiderte Lösungen für das Projektmanagement im Planungsbüro
Die vorbereiteten Aufgaben, Workflows, Prozesse und Checklisten aus der OfficeWare-Wiki können vom Kunden leicht an seine Bedürfnisse angepasst werden. Diese Vorkonfigurationen sind für Büros jeder Größe geeignet und sind oft im Lizenzpreis enthalten. Besonders interessant ist diese Produktphilosophie für Büro-Netzwerke, in denen Büros aus verschiedenen Fachbereichen zusammenarbeiten und von den vorkonfigurierten Masterdateien profitieren können, um eine einheitliche Qualität zu gewährleisten.
Bei OfficeWare wird dem Anwender direkt nach dem Start angezeigt, welche Aufgaben er heute erledigen muss, welche Daten und Informationen dafür benötigt werden und wo diese auf Knopfdruck zu finden sind. Das geniale Vorgangs-Management unterstützt nicht nur bei diesen Punkten, sondern gibt auch an stressigen Tagen die Sicherheit, dass nichts Wichtiges verloren geht. Es bietet Checklisten für nicht alltägliche Aufgaben an und stellt automatisch befüllte Vorlagen für die Erstellung von Dokumenten zur Verfügung. Bei einem Anruf sucht OfficeWare sofort alle relevanten Informationen zum Anrufer heraus, sodass der Nutzer immer Auskunft geben kann, selbst wenn er nicht der entsprechende Sachbearbeiter ist. Übrigens ist die häufigste Suche in OfficeWare die nach "was habe ich vor kurzem bearbeitet".
Vielseitiges Werkzeug lässt sich schnell implementieren
Das OfficeWare-Team legt großen Wert darauf, dass die Einführung des Tools für die Nutzer eine positive Erfahrung ist. Denn die Philosophie von OfficeWare ist es, den Mitarbeitern einen Grund zum Verweilen und nicht zum Flüchten zu geben. Mit diesen Ansätzen bietet OfficeWare nicht nur eine Lösung für die täglichen Herausforderungen im Büroalltag, sondern auch einen Mehrwert für die Mitarbeiter und das Unternehmen.
Die Produkte von OfficeWare sind auf dem neuesten Stand der Technologie und umfassen Entwicklungsumgebung, Betriebssystem, mobilen Zugriff, Datenbank und Benutzeroberfläche. Über 5.000 zufriedene Anwender in Unternehmen mit 3 bis über 200 OfficeWare-Arbeitsplätzen profitieren von der Branchensoftware. Besonders an OfficeWare ist das integrierte Konzept für interne und externe Kommunikation sowie automatisierte Zuordnung, Übersichten, Auswertungen und Recherchen.
