Funktionen über Funktionen? Was das E-Mail-Management im Planungsbüro heute braucht
Software soll es Planungsbüros in erster Linie erleichtern, ihre Arbeit zu verrichten. Während es vor Jahren noch dafür ausgereicht hat, dass eine komplexe Software lediglich aus einer Reihe von einzelnen Funktionen bestand, die dann manuell und einzeln bedient werden mussten, ist das für die moderne Arbeitswelt nicht mehr denkbar. Der Vergleich unterschiedlicher Planungs- oder E-Mail-Management-Software zeigt, dass besonders die Systeme gut abschneiden, die auch "intuitiv" oder leicht zu bedienen sind. Ein hoher Anspruch an eine komplexe Software, die sogar mehrere Arbeitsbereiche abdecken soll. Hinzu kommen noch weitere Anforderungen, die eine Software erfüllen muss, um ein echter Helfer im Arbeitsalltag zu sein:
• Sie muss automatisiert sagen, welche Aufgaben der jeweilige Mitarbeiter in seinem Projektbereich zu erledigen hat. • Sie muss dafür sorgen, dass nichts – keine Aufgabe, kein Dokument, keine Notiz et cetera – übersehen wird. • Sie muss erkennen lassen, welchen Nutzen sie bringt.
Voraussetzung für all das ist im Wesentlichen eine automatisierte Ablage mit automatischer, einheitlicher Struktur. Software, die Automatisierung für die Büroorganisation und Projektarbeit bietet und zudem alle Bereiche des Managements und Controllings abdeckt, gibt es viele auf dem Markt. Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal ist dann die Einführung oder Implementierung der Software im jeweiligen Unternehmen. Denn die Kosten dafür sind schnell so hoch wie das Jahresgehalt eines Vollzeit-Mitarbeiters – und viele Unternehmen wollen oder können sich das nicht leisten. Zum Thema
In Anlehnung an die HOAI werden die nötigen Aufgaben und Workflows in Form von Masterprojekten ausgewählt und geladen
OfficeWare GmbH
Diesem Problem hat sich OfficeWare angenommen. Das Unternehmen entwickelt seit über 30 Jahren Management-Software von der Planung bis zum Objektmanagement und legt sein Augenmerk dabei vor allem darauf, dass die Software den Überblick über alle Aufgaben, Dokumente und E-Mails zu einem Projekt ermöglicht – und das teamübergreifend mit intelligenter Security. Konkret bedeutet das, dass Mitarbeiter immer im Blick haben, was zu welchen Fall, zu welcher Aufgabe, zu welchen Protokollpunkt oder zu welchem Ticket zugeordnet oder vereinbart wurde. Alle zugehörigen Daten von Telefon- oder Aktennotizen bis hin zu Fotos sind sofort abrufbar. Zudem kann man sehen, welcher Mitarbeiter was wann und wie erledigt hat. Das Ganze funktioniert auch aufgrund der automatischen Ablage mit Wiedervorlage besonders gut. Noch dazu können Daten und Dokumente über Schnittschnellen ganz einfach weitergegeben werden, beispielsweise in das bereits vorhandene Controlling-System. Dadurch können vorhandene Systeme weiter genutzt werden – die Software von OfficeWare integriert sich ganz unkompliziert und natürlich in das vorhandene System.
Software-Einführung mal anders: das Monit*ment von OfficeWare
Der OfficeWare-Baukasten zur Auswahl der Module
OfficeWare GmbH
Die Herausforderung bezüglich der Einführung hat OfficeWare seit einigen Jahren auch clever gelöst: Vom Management und Monitoring zum Monit*ment – das ist die Philosophie von OfficeWare. Und es funktioniert so: Um dem aktuellen Zeitgeist gerecht zu werden, stellt OfficeWare dem User im Managementbereich individuelle, branchenbezogene Aufgaben mit Arbeitsanweisungen zur Verfügung. Anhand dieser erfolgt dann eine automatische und aufgabenbezogene Ablage. Ein Monitoring sorgt zudem dafür, dass alles erledigt wird und alle Daten auch von jedem Mitarbeiter wiedergefunden werden. Dadurch spart OfficeWare den Mitarbeitern nicht nur zwei Stunden täglich an Arbeitszeit, die sie sonst durchschnittlich mit der Suche nach den jeweils benötigten Dokumenten verbringen würden – es ermöglicht es durch sein innovatives Vorgehen zudem, die Software innerhalb weniger Wochen erfolgreich bei den Kunden einzuführen. Diese kurze Zeitspanne wirkt sich wiederum positiv darauf aus, wie die betroffenen Mitarbeiter das neue System akzeptieren und damit arbeiten.
Um die Software noch bedienerfreundlicher zu gestalten, können alle vorbereiteten Aufgaben, Workflows, Prozesse und Checklisten, die je nach Aufgabenstellung aus der OfficeWare-Wiki heruntergeladen werden, vom Kunden leicht geändert oder erweitert werden. Diese Vorkonfigurationen sind zudem so gestaltet, dass sie für jede Bürogröße geeignet sind. Sehr interessant ist diese Produktphilosophie vor allem für Büro-Netzwerke: Wenn dort alle die gleichen vorkonfigurierten Master benutzen, ist automatisch gewährleistet, dass auch alle die gleiche "Qualität" erreichen und die gleichen Workflows haben.
Impressum
OfficeWare Information Systems GmbH
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