Digitaler Mitarbeitereinsatzplan: Wie smarte Tools wie WILSON Unternehmen wieder Zeit für das Wesentliche verschaffen
Mitarbeitereinsatzplan
- 02.07.2025
Wenn der Mitarbeitereinsatzplan zur Belastung wird
Für Unternehmen mit Schichtbetrieb ist das mehr als nur ein Ärgernis – es ist ein wirtschaftlicher Risikofaktor. Wenn Mitarbeitende auf Einsätze warten, weil der Planungsprozess stockt, oder wenn zu viele (oder die falschen) Personen an einem Einsatzort erscheinen, entsteht Ineffizienz. Zeit, Personal und damit Geld werden vergeudet. Hinzu kommt: Wer qualifiziertes Personal mühsam rekrutiert, will es nicht durch schlechte Organisation wieder verlieren.
Besonders betroffen sind Planer in der Arbeitnehmerüberlassung oder in der Transport- und Logistikbranche. Sie müssen nicht nur intern disponieren, sondern auch externe Kräfte und Dienstleister koordinieren. Fehlende Schnittstellen, uneinheitliche Systeme und die oft händische Abstimmung machen den Arbeitsalltag mühsam – und anfällig für Fehler.
WILSON: Der intelligente Mitarbeitereinsatzplan für das digitale Zeitalter
Im Zentrum steht dabei der „WILSON Shift Optimizer“ – ein KI-gestütztes Tool, das Schichtpläne automatisiert erstellt. Dabei berücksichtigt die Software Qualifikationen, Verfügbarkeiten, gesetzliche Vorschriften und sogar Transferzeiten zwischen Einsatzorten. Der Plan entsteht auf Knopfdruck – schneller, fehlerfreier und flexibler als jede manuelle Lösung. Selbst komplizierte Schichten können per Texteingabe oder mithilfe eines hochgeladenen Bilds definiert und automatisch verteilt werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.
Ein weiteres Plus: WILSON generiert automatisch Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf Basis der tatsächlich geleisteten Schichtzeiten. Zuschläge, Arbeitszeitmodelle oder gesetzliche Vorgaben – alles wird berücksichtigt, dokumentiert und revisionssicher gespeichert. Das entlastet nicht nur die Buchhaltung, sondern sorgt auch für transparente und korrekte Abrechnungen.
Gleichzeitig erlaubt WILSON die unternehmensübergreifende Nutzung von Personal – ein entscheidender Vorteil in Zeiten von Fachkräftemangel. Mitarbeitende können standort- oder firmenübergreifend eingeplant werden, ohne dass die Koordination aus dem Ruder läuft. Das ist besonders für Netzwerke von Tochterunternehmen oder bei der Zusammenarbeit mit Partnerfirmen relevant.
Mehr Fokus auf das, was wirklich zählt
Für viele Unternehmen hat sich die Einführung von WILSON spürbar positiv auf den Betriebsalltag ausgewirkt. Planungsverantwortliche gewinnen Zeit zurück, Mitarbeitende erhalten frühzeitig Klarheit über ihre Einsätze, und das Management profitiert von transparenter Datenlage und effizienten Prozessen. WILSON reduziert dabei administrative Aufwände um bis zu 70 Prozent, berichten Kunden.„Ein guter Mitarbeitereinsatzplan spart nicht nur Zeit – er bringt das Team dorthin, wo es Wert schafft: in den produktiven Einsatz“, sagt Lukas Sirch, Projektleiter bei FlixTrain. Auch Fabian Wirth, Standortleiter bei HVLE, betont: „WILSON sorgt bei uns für spürbare Entlastung und wir haben noch viel vor.“ Unternehmen wie Furrer+Frey, CD Cargo oder die Stadtwerke Osnabrück nutzen die Software bereits erfolgreich.
Ein Erfolgsfaktor ist dabei auch die kundennahe Entwicklung von WILSON: Menlo79 wurde 2019 von ehemaligen Mitarbeitenden der Deutschen Bahn gegründet, die über 35 Jahre Erfahrung aus der Praxis in Transport und Logistik einbringen. Das Ziel: Lösungen schaffen, die nicht am Reißbrett entstehen, sondern im engen Austausch mit denen, die sie täglich nutzen. Deshalb bietet Menlo79 nicht nur eine Testphase und Online-Demos an, sondern begleitet Kunden auch mit persönlichem Support, Community-Forum und regelmäßig neuen Features.
Dank intuitiver Benutzeroberfläche, mobiler App und Schnittstellen zu gängigen Systemen wie DATEV oder SAP ist WILSON schnell implementiert und einsatzbereit. Besonders Schichtplaner und HR-Verantwortliche schätzen die Übersichtlichkeit und Flexibilität – gerade in dynamischen Einsatzumfeldern mit vielen kurzfristigen Änderungen.
Der moderne Mitarbeitereinsatzplan schafft Klarheit, spart Zeit und senkt Kosten
WILSON zeigt, wie moderne Technologie Unternehmen dabei unterstützt, den Wandel aktiv zu gestalten. Statt stundenlanger Excel-Pflege und manuellem Abstimmen entsteht ein zentraler, digitaler Prozess, der Zeit spart, Transparenz schafft und rechtliche Sicherheit bietet. Das schafft Raum für das, was wirklich zählt: die Arbeit am Kunden, die Wertschöpfung im Betrieb – und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
