KI im Einkauf: So lässt sich künstliche Intelligenz pragmatisch implementieren

KI im Einkauf

30.07.2025
Florian Deuring

Immer mehr Entscheider beschäftigen sich mit der Frage, wie sich KI im Einkauf sinnvoll nutzen lässt. Doch heterogene Systeme, unstrukturierte Daten und Fachkräftemangel hindern viele Unternehmen daran, entsprechende Pläne weiter zu verfolgen. Dabei muss die Nutzung künstlicher Intelligenz in Einkaufsprozessen keineswegs komplex sein. Ein Praxisbeispiel verdeutlicht dies.

Warum kommt KI im Einkauf noch kaum zum Einsatz?

Künstliche Intelligenz ist längst kein Fremdwort mehr, im Einkauf fehlt aber häufig die Orientierung. Es mangelt an konkreten Ansatzpunkten, wie KI tatsächlich zur Verbesserung beitragen kann – jenseits der Versprechen zahlreicher Anbieter. Wer sich umsieht, sieht vieles: Pilotprojekte, Tools, beeindruckende Ankündigungen. Doch oft bleibt unklar, welcher Nutzen im operativen Alltag tatsächlich erzielt wird. Der Hype überdeckt, dass die spezifischen Anforderungen des Einkaufs selten berücksichtigt werden.

Zudem ist die interne Ausgangslage häufig nicht ideal für die KI-Implementierung. Denn in vielen Einkaufsabteilungen dominieren knappe Ressourcen, heterogene Datenstrukturen und operative Überlastung. Produktdaten sind veraltet oder unvollständig, Klassifikationen uneinheitlich, manuelle Pflege bindet wertvolle Zeit. Strategische Themen wie Digitalisierung oder KI werden in solchen Szenarien regelmäßig nach hinten geschoben.

Hinzu kommt eine verbreitete Skepsis gegenüber automatisierten Entscheidungen: Wer behält die Kontrolle? Wie nachvollziehbar sind die Ergebnisse? Ein weiteres Hemmnis sind fehlende Benchmarks. Was machen andere Unternehmen? Welche KI-Lösungen funktionieren in der Praxis? Und wo liegen die echten Wettbewerbsvorteile?

Wie kann KI im Einkauf erfolgreich implementiert werden?

KI entfaltet dort ihr Potenzial, wo sie operative Entlastung mit strategischem Erkenntnisgewinn verbindet. Wie dies in der Praxis aussieht, zeigt das Beispiel Synprocure. Es handelt sich dabei um eine Einkaufskooperation, die künstliche Intelligenz als integralen Bestandteil ihrer Dienstleistung implementiert hat. Konkret wird Synprocure dabei von Kooperationspartner GuidedBuying.com unterstützt, um die Vielzahl an Daten überhaupt beherrschen zu können.

Was bisher als unstrukturierbare Datenflut galt, wird durch KI in vergleichbare Einkaufspositionen übersetzt. Daraus entstehen Ausschreibungen, die erstmals echtes Volumen heben – quer über Unternehmen hinweg.

Die Lösung funktioniert komplett webbasiert und stand-alone. Somit sind keinerlei Systemanpassungen im Unternehmen notwendig. Einkaufsteams behalten ihre gewohnten Prozesse und Systeme, können aber gleichzeitig von einer intelligenten Entscheidungsunterstützung profitieren. Der Mehrwert zeigt sich direkt: automatisierte Auswahlprozesse, bessere Preise und nachvollziehbare Ergebnisse. Oder wie es der Anbieter selbst formuliert: "KI ist für uns kein Buzzword – sondern Werkzeug zur intelligenten Steuerung von Entscheidungen."

Guided Buying trifft Einkaufskooperation

KI im Einkauf - SynKalender, SynKatalog, SynHub — Synprocure GmbH

Synprocure ist keine IT-Plattform und auch keine klassische Beratung, sondern eine Einkaufskooperation mit klarer Zielsetzung: Transparenz schaffen und Bestpreise nachhaltig realisieren – auch für mittelständische Unternehmen, Verbände oder Portfoliounternehmen. Die Methodik vereint strategische Bündelung, digitale Tools und branchenerfahrene Einkaufsberater in einem Modell. Das Zusammenspiel zwischen GuidedBuying.com, gebündeltem Volumen und strukturierten Ausschreibungen sorgt für transparente, klar dokumentierte Einsparungen.

Durch diese einzigartige Kombination aus KI-Engine und Kooperationsmodell entstehen Effekte, die sich im Alltag direkt bemerkbar machen: Beispielsweise werden Bestpreise auf Knopfdruck sichtbar – auch bei bestehenden Lieferanten. Datenqualität entsteht automatisch, nicht durch manuelle Pflege. Und strategische Steuerung wird ermöglicht, ohne dass intern Ressourcen dafür freigehalten werden müssen.

GuidedBuying.com funktioniert dabei wie ein "Idealo für den B2B-Einkauf": Sie analysiert interne Kataloge, Amazon Business sowie externe Angebote. Auf dieser Basis ermöglicht sie eine strukturierte Vergleichbarkeit bis auf Positionsebene. In Kombination mit Rahmenkonditionen aus dem SynKatalog entsteht ein System, das Einsparpotenziale konsequent identifiziert.

"Wir zeigen, wie mittelständische Einkaufsabteilungen KI pragmatisch und wirksam nutzen können", heißt es vom Plattformanbieter.

Einkaufsoptimierung ohne Projektlast

Synprocure zeigt mit seinen Kooperationspartnern, dass KI im Einkauf nicht mit hohen Einstiegshürden verbunden sein muss. Die Nutzung erfolgt ohne IT-Integrationsaufwand. Die Anbindung an bestehende Lieferantenstrukturen ist möglich, aber nicht zwingend. Damit wird der Einkauf nicht transformiert, sondern gezielt unterstützt und verbessert. Es entsteht also strategischer Mehrwert ohne internen Ressourcenaufwand.

So kann Synprocure Themen und Warengruppen adressieren, die lange Zeit nicht effektiv bearbeitet werden konnten. Die Datenqualität in einem Unternehmen war bereits herausfordernd – doch diese Daten mit denen anderer Unternehmen zusammenzubringen, war quasi unmöglich. Themen wie Katalogartikel oder Sach- und Gemeinkosten können nun strukturiert und unternehmensübergreifend ausgeschrieben werden, sodass auch mittelständische Unternehmen eine Einkaufsmacht wie Konzerne haben.

Die Einkaufskooperation ermöglicht darüber hinaus Zugang zu exklusiven Rahmenkonditionen (SynKatalog), gebündelten Ausschreibungen (SynKalender) und einem umfassenden Netzwerk. So entsteht ein Modell, das klassische Beratung, Technologieeinsatz und strategische Einkaufsorganisation in einem System vereint.