Online-Formulare im Kundenservice: mehr Kundenzufriedenheit und effizientere Prozesse

Online-Formulare Kundenservice

21.01.2025
Florian Deuring

In Zeiten eines hohen Wettbewerbsdrucks ist eine schnelle und hochwertige Kundenkommunikation von hoher Bedeutung für viele Unternehmen. Ein wichtiger Hebel sind hierbei digitale Self-Service-Lösungen wie Online-Formulare. Im Kundenservice können diese erhebliche Verbesserungen bewirken. Doch wie gelingt die Implementierung in bestehende Webseiten?

Schwerfällige Prozesse im Kundenservice schmälern die Wettbewerbsfähigkeit

In einer zunehmend digitalen Welt bleibt die Kundenkommunikation ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen. Ineffiziente Kommunikationsprozesse führen jedoch vielerorts zu hohen Kosten und unzufriedenen Kunden. An dieser Stelle kommen Self-Service-Lösungen wie Online-Formulare ins Spiel. Sie ermöglichen es, die skizzierten Probleme gezielt anzugehen und den Kundenservice nachhaltig zu verbessern. Doch wie können Unternehmen solche Lösungen erfolgreich implementieren, um langfristig von ihnen zu profitieren?

Online-Formulare für den Kundenservice: leistungsstarke, intuitive Lösung kommt aus Hamburg

Für die Implementierung von Online-Formularen im Kundenservice gibt es verschiedene Optionen. Eine besonders leistungsfähige Plattform ist der Formularmanager der Hamburger Formcentric GmbH. Er ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von Online-Formularen ohne technisches Fachwissen. Die intuitive Benutzeroberfläche und hilfreiche Funktionen wie Tooltips erleichtern die Erstellung und Administration der Formulare und sorgen für eine reibungslose Nutzung.

Ein zentrales Merkmal der Lösung ist ihre Flexibilität. Unternehmen können Formulare an ihre individuellen Anforderungen und Corporate-Identity-Vorgaben anpassen. Dies erleichtert die Integration in bestehende Prozesse und stärkt auch die Markenwahrnehmung bei den Kunden. Dank dieser Anpassungsfähigkeit kann der Formularmanager zudem branchenübergreifend eingesetzt werden.

Innovative Features zur Prozessoptimierung

Der Formularmanager von Formcentric zeichnet sich durch eine Reihe innovativer Funktionen aus, die sowohl den Kundenservice als auch interne Abläufe optimieren.

• Inline-Validierung: Fehlerquellen in Formularen werden direkt bei der Eingabe erkannt und angezeigt. Diese Echtzeit-Validierung spart Zeit und reduziert die Fehlerquote erheblich, da Nutzer keine fehlerhaften Angaben mehr suchen müssen.

• Automatische E-Mail-Bestätigung: Nach dem Ausfüllen eines Formulars erhalten Nutzer je nach Set-up automatisch eine Bestätigungsmail mit allen eingegebenen Daten.

• Barrierefreiheit: Formulare, die mit der Plattform erstellt werden, gewährleisten eine maximale Zugänglichkeit, indem sie Screenreader-Unterstützung und vollständige Tastaturbedienung ermöglichen. Damit werden auch Nutzer mit Einschränkungen erreicht.

• Integration in Drittsysteme: Über APIs lässt sich der Formularmanager nahtlos in bestehende IT-Systeme integrieren, wodurch eine optimale Datenverarbeitung gewährleistet wird.

Mehrere Vorteile für Unternehmen

Der Einsatz digitaler Formulare im Kundenservice bringt zahlreiche Vorteile mit sich. So verkürzen sich die Bearbeitungszeiten von Kundenanliegen durch die automatische Erfassung und Verarbeitung von Anfragen deutlich. Fehlerhafte oder unvollständige Eingaben gehören dank der Inline-Validierung der Vergangenheit an. Dies entlastet die Service-Teams, die sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren können. Gleichzeitig profitieren Kunden von einer verbesserten Erfahrung, da sie ihre Anliegen schnell und unkompliziert selbstständig lösen können. Wartezeiten und unnötige Rückfragen entfallen, was die Zufriedenheit und Bindung langfristig stärkt.

Die Automatisierung senkt zudem die Kosten für manuelle Bearbeitung, Papierverbrauch und Versand. Zudem wird der Personalaufwand für wiederkehrende Prozesse reduziert, was insbesondere bei einem großen Anfragevolumen erhebliche Einsparungen ermöglicht. Zusätzlich sorgen automatische Plausibilitätsprüfungen und die digitale Speicherung der eingegebenen Daten für eine höhere Datenqualität. Fehler werden minimiert, und die Nachbearbeitung wird erleichtert, wodurch Unternehmen von einer höheren Effizienz und Verlässlichkeit in ihren Prozessen profitieren.

Der Formularmanager ist flexibel und passt sich auf Wunsch jederzeit den Anforderungen der Unternehmen an. Ob kleine Unternehmen oder Großkonzerne – die Lösung punktet mit einer sehr guten Skalierbarkeit. Dabei können Unternehmen zwischen drei Cloud Modellen wählen: Formcentric Cloud, Hybrid Cloud und Private Cloud. Hervorzuheben ist außerdem die Datensicherheit der Lösung, die höchsten Standards entspricht und vollständig DSGVO-konform ist. Die Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert, die von vertrauenswürdigen Partnern betrieben werden. Zudem verfügt der Anbieter über ein ISO-27001-zertifiziertes Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS).

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten

Die Einsatzmöglichkeiten des Formularmanagers sind nahezu unbegrenzt. Von Terminvereinbarungen und Anträgen bis hin zu Rückmeldungen und Reklamationen – die Plattform digitalisiert und optimiert eine Vielzahl von Prozessen. Dies macht sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen, sei es im Versicherungswesen, im Handel, im Mittelstand oder in öffentlichen Institutionen.