Haftung in der Zeitarbeit: ein unterschätztes Risiko mit finanzieller Sprengkraft

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07.08.2025
Birte Klingenfuß

Die Zeitarbeitsbranche ist in Deutschland ein fester Bestandteil des Arbeitsmarkts. In nahezu allen Wirtschaftszweigen greifen Unternehmen regelmäßig auf Personaldienstleister zurück, um Personalengpässe kurzfristig zu überbrücken oder flexibel auf Auftragsschwankungen zu reagieren. Was vielen Einsatzunternehmen jedoch nicht bewusst ist: Mit dem Einsatz von Zeitarbeitnehmern geht ein nicht unerhebliches rechtliches und finanzielles Risiko einher – denn auch in der Zeitarbeitsbranche besteht Haftung.

Konkret handelt es sich dabei um eine gesetzlich verankerte Subsidiärhaftung. Diese verpflichtet entleihende Unternehmen, unter bestimmten Voraussetzungen für die Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuerverpflichtungen der eingesetzten Personaldienstleister aufzukommen, sofern diese ihrer Zahlungsverpflichtung nicht oder nur unzureichend nachkommen. Im Ernstfall können dadurch erhebliche finanzielle Schäden entstehen – häufig rückwirkend über mehrere Jahre und nicht selten auch lange nach Beendigung einer Geschäftsbeziehung mit einer Zeitarbeitsfirma.

Die Funktionsweise der Subsidiärhaftung in der Zeitarbeit

Die rechtlichen Grundlagen für die Haftung in der Zeitarbeit finden sich im Sozialgesetzbuch sowie im Einkommensteuergesetz. Sie greifen dann, wenn ein Personaldienstleister Beiträge zur Sozialversicherung oder Lohnsteuer für überlassene Arbeitnehmer nicht abführt. In solchen Fällen geht die Verantwortung auf das entleihende Unternehmen über. Die Haftung ist subsidiär – das bedeutet, sie greift nachrangig, wenn der eigentliche Schuldner, also der Personaldienstleister, seinen Verpflichtungen nicht nachkommt.

Besonders heikel ist die Tatsache, dass die Haftung nicht nur im Fall einer Insolvenz des Personaldienstleisters eintritt. Bereits gestundete oder in Raten gezahlte Beiträge können ein erhebliches Risiko darstellen, wenn diese Vereinbarungen scheitern oder der Dienstleister die Zahlungen nicht wie vereinbart leistet. Bei Sozialversicherungsträgern und Finanzbehörden entsteht dann ein Rückstand, für den der Entleiher haftet – unabhängig davon, ob er von der Zahlungsunfähigkeit wusste oder nicht.

Ein weiterer Risikofaktor liegt im langen Prüfungszeitraum. Denn die Haftung endet nicht mit Beendigung der Geschäftsbeziehung. Vielmehr können im Rahmen einer Betriebsprüfung durch Rentenversicherung oder Finanzämter noch bis zu fünf Jahre danach Nachforderungen aufgedeckt werden. Diese Prüfungen fördern nicht selten rückwirkend Beitragsrückstände zutage, die erhebliche Summen erreichen können. Kann der Verleiher diese nicht bezahlen oder existiert der Verleiher im schlimmsten Fall gar nicht mehr, bleibt alles am Entleiher hängen.

Die Grenzen klassischer Schutzmechanismen

Um sich gegen die Risiken der Haftung in der Zeitarbeit zu wappnen, setzen viele Unternehmen auf herkömmliche Maßnahmen wie die Anforderung von Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Bankbürgschaften oder auf vertragliche Zusicherungen durch die Personaldienstleister. Diese Methoden stoßen jedoch schnell an ihre Grenzen.

Unbedenklichkeitsbescheinigungen geben häufig nur unvollständigen oder veralteten Einblick in die tatsächliche Beitragslage. Sie beinhalten zudem keine wichtigen Informationen über gestundete Zahlungen oder bestehende Ratenzahlungsvereinbarungen, obwohl gerade diese das Haftungsrisiko massiv erhöhen und erwiesenermaßen ein sehr verlässlicher Frühwarnindikator sind. Bankbürgschaften wiederum sind, sofern sie denn überhaupt durchgesetzt werden können, mit hohem administrativem Aufwand und finanziellen Belastungen für den Dienstleister verbunden, der nicht nur die Gebühren hierfür übernehmen muss, sondern dessen Kreditlinie sich dadurch zusätzlich reduziert. Vertragsklauseln, die einen Haftungsausschluss regeln sollen, sind rechtlich unwirksam, da die gesetzliche Haftung nicht abbedungen werden kann.

Viele Schutzmaßnahmen setzen zudem auf die Mitwirkung des Personaldienstleisters – ein risikobehafteter Ansatz, da der Informationsfluss nicht garantiert ist. Eine verlässliche Risikoeinschätzung ist unter diesen Voraussetzungen kaum möglich.

Die IZS-Plattform als Lösung für rechtssichere Compliance

Einen innovativen Ausweg aus diesem Dilemma bietet die IZS Institut für Zahlungssicherheit GmbH, die seit 2011 als Managed-Compliance-Plattform im Bereich Arbeitnehmerüberlassung auf die systematische Überwachung und Bewertung von Personaldienstleistern spezialisiert ist. Die Plattform vereint für Entleiher digitale Dokumentation, automatisierte Risikoerkennung und Benachrichtigung sowie umfassende Absicherung gegen finanzielle Schäden durch Subsidiärhaftung.

Ein zentrales Element des IZS-Ansatzes ist die lückenlose, tagesaktuelle Prüfung und Dokumentation aller relevanten Zahlungen zur Sozialversicherung und Berufsgenossenschaft sowie das Bestehen von Erlaubnissen zur Arbeitnehmerüberlassung. Diese Informationen werden stets direkt bei den zuständigen Stellen eingeholt und digital aufbereitet. So entstehen vertrauenswürdige, unverfälschbare Daten, die jederzeit kostenlos über ein Online-Portal einsehbar sind. Risiken wie Beitragsrückstände, Stundungs- oder Ratenzahlungsvereinbarungen oder Aberkennungen von AÜ-Erlaubnissen werden frühzeitig erkannt und automatisiert gemeldet.

Besondere Relevanz erlangt das System durch den Einsatz digitaler, fälschungssicherer Zertifikate, die nicht nur die Echtheit der übermittelten Informationen garantieren, sondern darüber hinaus auch einen Haftungsschutz von bis zu 5.000 Euro beinhalten für den Fall, dass ein Zertifikat fehlerhaft sein sollte und dem Entleiher dadurch ein Schaden entsteht.

Versicherungsschutz durch SubsidiärProtect®

Ein zusätzliches Sicherheitsnetz bietet die von IZS entwickelte Versicherung SubsidiärProtect®. Sie greift in jenen Fällen, in denen ein Schaden durch die Subsidiärhaftung in der Zeitarbeit eintritt, obwohl alle präventiven Maßnahmen eingehalten wurden. Die Versicherung deckt sämtliche Schäden, die im Zusammenhang mit IZS-geprüften Premium-Personaldienstleistern entstehen, bis zur vereinbarten Summe ab. Ihre Anwendung ist denkbar einfach: Sobald ein Unternehmen die Police abgeschlossen hat, sind alle entleihenden Tätigkeiten aller IZS Premium-Personaldienstleister automatisch mitversichert – unabhängig von der Anzahl der Schadensfälle. Im Gegensatz zu einer Bankbürgschaft, die mit einem Personaldienstleister verbunden ist und nur dessen Schäden deckt, kann die Versicherungssumme von SubsidiärProtect® frei verteilt werden. Darüber hinaus schützt SubsidiärProtect® auch vor Schäden, wenn die Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister beendet wurde und nachträglich Forderungen entstehen ("Nachhaftungsschutz" bis zu fünf Jahre).

Die Versicherungslösung vereinfacht nicht nur das Compliance-Management, sondern ermöglicht auch eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Personaldienstleistern, da auf belastende Maßnahmen wie Einbehalte oder Sicherheiten verzichtet werden kann.