Die perfekte Zollstrategie für Start-ups und Scale-ups: So sichern sich junge Unternehmen mit Grenzlotsen einen langfristigen Vorsprung

Grenzlotsen

08.09.2025

Komplexe Vorschriften, drohende Kostenfallen und fehlende Klarheit: Für Start-ups und Scale-ups, die international wachsen wollen, sind zollrechtliche Fragen oft ein unterschätztes Risiko. Schnell können kleine Fehler zu großen Problemen führen und Innovationskraft ausbremsen. Doch wie lassen sich von Anfang an sichere und skalierbare Zollprozesse etablieren? Unterstützung bei diesem Thema bietet Janine Lampprecht von der Grenzlotsen GmbH.

Der Erfolg im schnelllebigen E-Commerce oder als aufstrebendes Start-up hängt nicht nur von innovativen Produkten und smarten Geschäftsmodellen ab. Wer seine Waren ins Ausland verkauft oder von dort importiert, steht bald vor einer eigenen, oft unterschätzten Herausforderung: dem Zoll. Während das operative Kerngeschäft boomt, geraten Themen wie Zolltarifnummern, Ursprungsnachweise und Konformitätsprüfungen oft ins Hintertreffen. Gerade zu Beginn fehlt häufig das Bewusstsein für die Risiken: Fehlende Lizenzen, nicht eingehaltene Kennzeichnungspflichten oder mangelhaft dokumentierte Ursprünge können das gesamte Wachstum abrupt ausbremsen. Werden die Vorschriften nicht konsequent beachtet – etwa, wenn Lizenzkosten oder Zertifikate im E-Commerce unter den Tisch fallen – drohen neben Bußgeldern sogar Lieferstopps, Imageschäden oder existenzielle Bedrohungen für das Unternehmen. „Die meisten Unternehmen merken erst dann, wie dramatisch es um ihre Zollprozesse steht, wenn der Prüfer an der Tür klopft. Doch der eigentliche Schaden entsteht lange vorher – durch all das Geld, das sie still und leise verschenken“, warnt Janine Lampprecht, Gründerin und Geschäftsführerin der Grenzlotsen GmbH.

„Zollberatung ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit – wenn man nicht nur überleben, sondern im internationalen Handel wirklich gewinnen will“, betont die Unternehmerin Janine Lampprecht. Gerade in der Gründungs- und Wachstumsphase entwickelt sich eine gut gepflegte Datenbasis schnell zum Gamechanger: Wer von Anfang an die wichtigsten Stammdaten wie Zolltarifnummer, Ursprungsland und Warenbeschreibung sorgfältig hinterlegt und fortlaufend prüft, behält die Kontrolle über den gesamten Prozess. „Mit gepflegten Stammdaten lässt sich nicht nur die Zusammenarbeit mit Dienstleistern effizient gestalten, sondern vor allem auch die Verantwortung für eine rechtssichere Abwicklung behalten“, so Lampprecht. Denn nur so profitieren Unternehmen von echten Wettbewerbsvorteilen und verhindern, dass wertvolles Potenzial im Zoll-Nirwana verloren geht. Welche entscheidenden Schritte in der Aufbauphase notwendig sind und wie die Grenzlotsen GmbH junge Unternehmen sicher durch den Dschungel des internationalen Zollrechts manövriert, zeigt dieser Beitrag.

Das Fundament für den internationalen Handel: Stammdaten als zentrale Säule

„Grundsätzlich empfehle ich, von Anfang an zu den Artikeln und Produkten eine gute Stammdatenbasis aufzubauen, um sofort international tätig sein zu können“, erklärt Janine Lampprecht. Egal, ob es um das erste Auslandsgeschäft oder bereits wachsende Volumina im E-Commerce geht: Entscheidend ist, dass schon in der Aufbauphase alle relevanten Informationen hinterlegt werden. Dazu zählen vor allem die Zolltarifnummer, das Ursprungsland der Ware, eine möglichst präzise Warenbeschreibung sowie die klärende Dokumentation aller möglicherweise notwendigen Zertifikate und Kennzeichnungen. Für Start-ups und Scale-ups bedeutet das: Jeder Artikel, der in den Aktionsradius aufgenommen wird, verlangt von Beginn an besondere Aufmerksamkeit – auch und gerade dann, wenn man sich zunächst auf wenige Kernprodukte konzentriert.

Allerdings endet die Verantwortung damit nicht: „Nur wer Prozesse von Anfang an sauber steuert und beim Thema Zoll nicht alles an einen Dienstleister abtritt, behält langfristig die unternehmerische Kontrolle“, so Janine Lampprecht weiter. Das nötige Grundwissen in der Geschäftsführung stellt sicher, dass die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern nicht zur Blackbox wird, sondern als partnerschaftliches, rechtssicheres Zusammenspiel funktioniert. Fehler und Nachlässigkeiten, die sich hier einschleichen, können später teuer werden: Schon kleine Abweichungen – beispielsweise beim Zollwert, wenn Lizenzgebühren nicht eingerechnet werden – rächen sich in Form von Nachzahlungen, Bußgeldern oder Imageschäden.

Kontinuierliche Überwachung: Prozesse stetig prüfen, Risiken frühzeitig erkennen

„Wichtig ist außerdem, Entwicklungen ständig zu beobachten: Ausfuhren und Einfuhren tracken, Mengen und Werte analysieren sowie Veränderungen feststellen“, betont Janine Lampprecht. Die Realität zeigt: Gerade im internationalen Geschäft verändert sich die Wertschöpfungskette oft dynamisch. Neue Lieferländer kommen hinzu, Absatzmärkte verschieben sich, Produktinnovationen gehen mit veränderten gesetzlichen Vorgaben einher. Um hier handlungs- und compliancefähig zu bleiben, helfen nur klare Prozesse zur Eigenkontrolle: Regelmäßige Stichprobenprüfungen, etwa durch den Abgleich mit aktuellen Lizenzanforderungen oder Zertifikatspflichten, erhöhen die Transparenz und senken das Risiko für spätere böse Überraschungen.

Janine Lampprecht schildert dazu aus der Praxis: „Schon ein kleiner Fehler beim Import – etwa aus einem neuen Drittland wie China – kann dazu führen, dass Produkte am Zoll festgehalten oder gar vom Markt genommen werden. Schnelles Handeln ist dann gefragt, um Lieferengpässe oder Imageschäden abzuwenden.“ Gerade E-Commerce-Unternehmen, die mit Trendprodukten arbeiten oder kurzfristig auf neue Märkte reagieren, dürfen sich daher nicht allein auf externe Dienstleister oder Plattformlösungen verlassen – sondern brauchen ein strukturiertes internes Monitoring, das flexibel auf wichtige Änderungen reagiert.

Produktkonformität und Zollprozesse strategisch nutzen: Risiken minimieren, Potenziale heben

Der Produktkonformitätscheck wird häufig unterschätzt – dabei ist er entscheidend für eine erfolgreiche Markterschließung. „Wenn neue Länder erschlossen werden, sollte vorab ein Produktkonformitätscheck durchgeführt werden: Ist das Produkt für den Zielmarkt in der bestehenden Form konform, oder benötigt es Anpassung und Zertifikate?“, erklärt Janine Lampprecht. In der Praxis zeigt sich, dass nicht alle im Heimatmarkt erfolgreichen Produkte automatisch auch internationalen Anforderungen entsprechen – besonders im Hinblick auf technische Standards, Sicherheitsvorschriften oder umweltbezogene Regularien. Im E-Commerce kommt ein weiterer Aspekt hinzu: Lizenzgebühren. „Lizenzen müssen in den Zollwert einbezogen werden. Das wird gerade im E-Commerce häufig nicht beachtet“, betont die Expertin. Das Übersehen solcher Kosten kann nicht nur finanzielle Nachteile mit sich bringen, sondern unter Umständen auch strafrechtliche Konsequenzen. Zudem werden fehlende oder fehlerhafte Zertifikate selten toleriert und können zu Rückrufen, Bußgeldern oder Marktverboten führen. Ein strukturierter Product Compliance Check ist daher unerlässlich – und spart langfristig Zeit und erhebliche Kosten.

Doch nicht nur Konformitätsprüfungen, auch Zollprozesse bergen strategisches Potenzial. „Zollprozesse werden tatsächlich häufig rein operativ betrachtet. Dabei bietet das Thema große strategische Chancen, wenn man es richtig einsetzt“, so Janine Lampprecht. Unternehmen, die gezielt Freihandelsabkommen nutzen, Zollabwicklung optimieren und Prozesse automatisieren, können nicht nur Risiken minimieren, sondern auch spürbare Einsparungen realisieren. Instrumente wie Kosten- und Tracking-Tools, eine strategisch ausgerichtete Einkaufssteuerung und kontinuierliches Monitoring lassen sich oft mit geringem Aufwand implementieren – mit großem Effekt auf die Wirtschaftlichkeit. Janine Lampprecht fasst zusammen: „Nur Unternehmen, die Zoll als strategisches Instrument begreifen, können langfristig internationale Wachstumschancen nutzen und sich von der Konkurrenz abheben.“ Entscheidend sei es, Zoll und Compliance nicht als Pflichtaufgabe, sondern als wirtschaftlichen Erfolgsfaktor mit Zukunftspotenzial zu verstehen – und entsprechende Strukturen zu schaffen.

Grenzlotsen GmbH: Strategische Zollberatung als Schlüssel für nachhaltiges Wachstum

„Unser Anliegen ist es, deutlich früher anzusetzen – bevor Risiken überhaupt entstehen“, erklärt Janine Lampprecht, Gründerin der Grenzlotsen GmbH. Aus einem Einfrau-Betrieb wurde ein 25-köpfiges Expertenteam, das Unternehmen strategisch durch den „Zolldschungel“ begleitet. Statt Ad-hoc-Lösungen stehen strukturierte Audits, Prozessentwicklung und Mitarbeiterqualifikation im Fokus. „Das Audit lässt sich problemlos in zwei Stunden pro Woche integrieren“, so die Gründerin. Besonders gefragt sind Coaching-Programme und der Austausch im firmeneigenen Expertennetzwerk. Ziel ist es, die führende Zollberatung im deutschsprachigen Raum zu werden – mit standardisierten, aber individuell anpassbaren Modellen.

Auch der Blick nach vorn zeigt: Professionelle, digitale Zollprozesse gewinnen weiter an Bedeutung. „Wir sehen großes Potenzial beim Einsatz von künstlicher Intelligenz“, sagt Janine Lampprecht. Neue Vorgaben wie die EU-Zollrechtsreform, Nachhaltigkeitsanforderungen oder geopolitische Veränderungen machen Zollthemen zum strategischen Erfolgsfaktor – besonders für Start-ups und Scale-ups im internationalen Handel.