Warum die Verwaltung der Stadt Braunschweig auf eEinkauf umgestiegen ist

eEinkauf Verwaltung Stadt Braunschweig

17.02.2025
Redaktion Ad2.0

Die strategische Bedeutung des eEinkaufs hat in den letzten Jahren zugenommen: Für Behörden und Verwaltungen bietet digitaler Einkauf eine ganze Reihe von Vorteilen: schnellere Beschaffungszyklen, Effizienz und Kostensenkung. Aber auch nachhaltiges Handeln, Datenschutzkonformität und die Einbindung regionaler Lieferanten sind Vorteile des eEinkaufs. Die Verwaltung der Stadt Braunschweig macht sich diese Vorteile nun zunutze.

Bessere Steuerungsoptionen und eine höhere Wirtschaftlichkeit

Papierbasierte Beschaffung gilt in vielen Verwaltungen als intransparent und schwer steuerbar. Manuelle Bestell- und Freigabeprozesse erhöhen den Aufwand, erschweren die Nachverfolgung und führen zu Verzögerungen. Digitale Einkaufsprozesse bieten eine effiziente Alternative. Der eEinkauf ermöglicht klare Strukturen, lückenlose Dokumentation und zuverlässige Auswertungen. Daraus resultieren bessere Steuerungsoptionen und eine höhere Wirtschaftlichkeit.

Die elektronische Beschaffung umfasst zudem vor- und nachgelagerte Schritte wie Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung. Auf diese Weise entsteht ein durchgängiger Prozess, der im Idealfall medienbruchfrei verläuft und Fehlerquellen minimiert. Zudem liefern digitale Systeme jederzeit abrufbare Daten, etwa zum Verbrauch von Materialien. Das unterstützt fundierte Entscheidungen und erleichtert die Budgetplanung.

Darüber hinaus kann eEinkauf Anforderungen in Bezug auf Nachhaltigkeit, Barrierefreiheit oder regionale Beschaffung erfüllen. Vorgaben wie das Einhalten von Umweltstandards oder die Berücksichtigung lokaler Anbieter lassen sich in den Bestellkatalogen hinterlegen. Auf diese Weise werden Richtlinien zur Beschaffung systematisch eingehalten und transparent dokumentiert. Auch Aspekte des Datenschutzes sind abbildbar: DSGVO-konforme Lösungen gewährleisten, dass personenbezogene Daten geschützt verarbeitet werden.

In Krisensituationen wie jüngst während der Pandemie erweisen sich digitale Prozesse als widerstandsfähig und flexibel. Digitale Einkaufssysteme lassen sich rasch an veränderte Anforderungen anpassen. Das beschleunigt Bestellungen und vermeidet Engpässe, etwa bei medizinischem Verbrauchsmaterial.

Die Verwaltung der Stadt Braunschweig schafft mit dem Umstieg auf eEinkauf Fakten

Aus den oben angeführten Gründen hat sich auch die Stadt Braunschweig für den eEinkauf entschieden. Seit Dezember 2023 wurde eine digitale Einkaufslösung für über 300 Bedarfsstellen, zahlreiche Verwaltungen, 80 Schulen, über 40 Kindertagesstätten, für Sportanlagen, Flüchtlingsunterkünfte, Bauhöfe, Feuerwachen und weitere Institutionen eingerichtet. Ihnen eröffneten sich dadurch vielfältige neue Handlungsoptionen.

"Wir haben nach einer Lösung gesucht, die möglichst alle benötigten Produkte verschiedener Lieferanten in einem einzigen Shop vereint, um den Einkauf für die Bedarfsstellen so einfach und komfortabel wie möglich zu gestalten. Daher auch die Bezeichnung "Einkaufsportal", da wir es als Tor zu einem großen und vielfältigen Angebot für Dinge des täglichen Dienstbetriebs sehen", begründet Sven Pulch, Projektmanager im Einkauf bei der Stadt Braunschweig, die Entscheidung. Ziel sei es zukünftig, diese Einkaufsstrategie kontinuierlich weiter auszubauen.

Wichtig war den Verantwortlichen zweierlei: Zum einen sollte kein zusätzlicher eigener Installations- und Administrationsaufwand durch die Software entstehen. Zum Zweiten mussten unbedingt Datensicherheit und Anwenderfreundlichkeit gewährleistet sein. Die Kommune entschied sich daher für die Inanspruchnahme eines der erfahrensten Einkaufsdienstleister für die Verwaltungsbranche.

Verlässlicher Partner für den Einkauf der öffentlichen Hand

Dieser Dienstleister ist die in Lörrach-Haagen ansässige TEK-SERVICE AG. Die Firma ist seit dem Jahr 2000 auf den Einkauf der öffentlichen Hand spezialisiert. Sie agiert bundesweit und konzentriert sich ausschließlich auf die Zusammenarbeit mit Verwaltungen und Organisationen. Durch Lieferantenneutralität sowie den Verzicht auf einen eigenen Marktplatz bewahrt TEK-SERVICE seine unabhängige Position. Technologieentwicklung, Datenhaltung und Datenverarbeitung finden vollständig in Deutschland statt. Der Dienstleister kooperiert mit verschiedenen Verwaltungsebenen, etwa mit Kommunen, deren Dachverbänden oder Landesverwaltungen.

Das webbasierte TEK-Einkaufsportal bildet das Herzstück des Angebots. Zugriffsberechtigte Besteller nutzen es, um auf bestehende Rahmenverträge ihrer Verwaltung zuzugreifen. Sämtliche Schritte im operativen Tagesgeschäft – von der Bedarfsanforderung über Bestellungen bis zur Freigabe – laufen automatisiert und transparent. Durch die digitale Abbildung der Prozesse entstehen aussagekräftige Daten, die sich für Statistiken, Auswertungen oder elektronische Abrechnungsverfahren einsetzen lassen.

Ein zentrales Element des Portals ist das Leistungsverzeichnis, das automatisch erstellt und zusammen mit dem jeweiligen Rahmenvertrag auf die gewünschte eVergabeplattform hochgeladen werden kann. Für Unternehmen dient dieses Leistungsverzeichnis als Grundlage zur Angebotserstellung. Zugleich bietet es Vergabestellen ein belastbares, vergleichbares Instrument, um Angebote zu prüfen und auszuwerten. Daneben fließen die im Leistungsverzeichnis hinterlegten Informationen in das nachgeordnete Katalogmanagement ein, sodass künftige Bestellungen noch effizienter abgewickelt werden können.

Besonders hilfreich ist die lückenlose Vernetzung der Vorgänge: Nach der Vergabe lässt sich nahtlos mit dem digitalen Einkaufsprozess fortfahren. So bleibt alles in einer zentralen Datei gebündelt – von den Daten für Anbieter bis zu jenen für die Verwaltung selbst. TEK-SERVICE schafft auf diese Weise eine durchgehende, digitale Prozesskette, die Transparenz, Steuerungsmöglichkeiten und Wirtschaftlichkeit vereint und damit den strategischen Mehrwert für Verwaltungen und Organisationen deutlich erhöht.

Monika Schmidt, Leitung Marketing & Sales bei der TEK-SERVICE AG sieht die Vorteile vor allem auch im Licht des gegenwärtigen Personalmangels: "Nur der eEinkauf schafft die Voraussetzung für die eAusschreibung, eVergabe und eAbrechnung. Indem Einkaufsprozesse digital abgebildet und gesteuert werden, ergibt sich der erforderliche Datenpool für digitale Folgeprozesse. Vor dem Hintergrund knapper Personalressourcen sehen wir Digitalisierung, in der Kombination mit Servicedienstleistungen, als effiziente Lösung, Arbeitsentlastung in der Verwaltung herbeizuführen."