Dass die E-Rechnung kommt, ist nicht die Frage. Die Frage ist, wie gut Unternehmen vorbereitet sind

E-Rechnung

09.09.2024
Urs Richter

Im Juni 2024 hat das Bundesfinanzministerium einen Entwurf zur Einführung elektronischer Rechnungen vorgelegt. Er verpflichtet Unternehmen, ab dem 1. Januar 2025 im Verkehr mit anderen inländischen Unternehmen auf die sogenannte E-Rechnung umzusteigen. Was sich hinter der Neuregelung verbirgt und welche Herausforderung damit auf Betriebe zukommt, erläutert dieser Beitrag.

Die E-Rechnung kommt langsam, aber gewaltig

Mit dem Entwurf strebt das BMF an, eine EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung aus dem Jahr 2014 in nationales Recht umzusetzen. Eingehende E-Rechnungen müssen ab 01.01.2025 von jedem Unternehmen rechtskonform verarbeitet werden – ohne Ausnahme. Bei ausgehenden Rechnungen gibt es Übergangsregelungen bis 2027.

Bei der E-Rechnung handelt es sich immer um einen strukturierten Datensatz. Er gewährleistet die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten und ihre Übermittlung ohne Medienbruch. Das bislang bereits gängige Versenden von Rechnungen im PDF-Format per Mail entspricht den Kriterien eines "strukturierten Datensatzes" ausdrücklich nicht.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Recht etabliert sind mittlerweile ZUGFeRD-Rechnungen. Dabei handelt es sich um ein Datenformat, das vom "Forum elektronische Rechnung Deutschland" (FeRD) in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt wurde. Es integriert strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in einem PDF-Dokument. Die Rechnung liegt dem Empfänger also in lesbarer Form vor und lässt sich in jedem PDF-Reader darstellen. Im Hintergrund enthält ZUGFeRD jedoch einen XML-Anhang, der erst mit der entsprechenden Software ausgelesen werden kann.

Unternehmen werden zukünftig – etwa bei einer Steuerprüfung – nachweisen müssen, dass sie ihre E-Rechnungen tatsächlich mit solcher Software verarbeitet und archiviert haben.

Rechtskonformität und weitere Vorteile

Ab Januar obliegt die Überprüfung jedes eingehenden Belegs auf E-Rechnung-Kompatibilität also den Unternehmen. Außer der Rechtskonformität bringt die Digitalisierung der Belegverarbeitung allerdings weitere Vorteile mit sich. Die medienbruchfreie Verarbeitung von E-Rechnungen reduziert Fehler und spart Zeit, da manuelle Eingaben entfallen. Durch die papierfreie Form entfallen Kosten für Transport, Porto, Drucker et cetera.

Zudem müssen nach Paragraf 14b UStG alle Rechnungen, die ein Unternehmen erhält, zehn Jahre lang revisionssicher aufbewahrt werden. Mit dem entsprechenden Datenverarbeitungsprogramm ist das revisionssichere Archivieren von E-Rechnungen für die Steuerbehörde überhaupt kein Problem – ganz ohne Anlegen und Sortieren von meterweise Aktenordnern. Zusätzlich wird der gesamte Austausch mit dem eigenen Steuerberater durch E-Rechnungen erleichtert, gleich, ob er DATEV, lexoffice, SevDesk, AGENDA oder andere Buchhaltungs-Software einsetzt.

Gerade bei kleineren und mittleren Unternehmen besteht trotz dieser Vorteile noch viel Unsicherheit und Informationsbedarf hinsichtlich der Tools für E-Rechnungen. Dabei ist die Lösung recht einfach.

Alles, was ein Dokumentenmanagementsystem braucht

Denn die in Nürnberg ansässige Docunout GmbH entwickelte speziell für kleinere Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern überzeugende Antworten auf die Herausforderung "E-Rechnung". Zunächst bietet die Firma mit dem E-Rechnungs-Checker ein Werkzeug an, das Rechnungen kostenlos online überprüft. Wer es nutzt, kann Eingangsbelege validieren und ansonsten kryptische Formate wie X-Rechnungen (ebenfalls ein ZUGFeRD-Format) visualisieren lassen. Der E-Rechnungs-Checker eignet sich, wenn nicht mehr als zehn Rechnungen pro Monat manuell zu überprüfen sind.

Bei größerem Umfang empfiehlt sich die Belegebox. Die Cloudlösung dient dem komfortablen, günstigen und universellen Dokumentenmanagement. Nicht nur Rechnungen, sondern auch Verträge, Lieferscheine, Personalakten und vieles weitere können hier zentral verwahrt und rechtssicher aufbewahrt werden.

Rechnungen erkennt das Dokumentenmanagementsystem (DMS) direkt beim Eingang einer E-Mail, überprüft, ob das Dokument eine E-Rechnung ist und behandelt sie entsprechend weiter. Kommen Dateien ausschließlich in maschinenlesbaren Formaten an, "übersetzt" die Belegebox sie so, dass auch Normalsterbliche sie verstehen.

Viele weitere Funktionen, die im Unternehmensalltag zählen, sind ebenfalls bereits "on board", etwa Freigabeprozesse, Recherchemöglichkeit per Volltextsuche und das GoBD-konforme revisionssichere Archivieren. Das DMS lässt sich außerdem nutzen als einfaches Vorsystem zur Rechnungs- oder Lieferscheinprüfung vor der Übermittlung an DATEV und andere Buchhaltungssoftware.

Da die Belegebox über die Cloud arbeitet, entfällt jeder Installations- und Wartungsaufwand, gesonderte Hardware ist nicht notwendig. Das Abo gibt es bereits ab 9,90 Euro im Monat.