Digitale Rechnungen für kleine Unternehmen einfach und gesetzeskonform erstellen

digitale Rechnung für kleine Unternehmen

29.01.2025
Anne Springwald

Die digitale Rechnungsstellung gewinnt für kleine Unternehmen und Selbstständige zunehmend an Bedeutung – nicht zuletzt für inländische B2B-Rechnungen und durch die E-Rechnungspflicht bei öffentlichen Aufträgen. Eine zuverlässige Softwarelösung kann hier nicht nur die nötige Rechtssicherheit bieten, sondern auch den Arbeitsalltag spürbar erleichtern.

Die Umstellung auf digitale Rechnungsstellung

Digitale Rechnung für kleine Unternehmen — sevDesk GmbH

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für Firmen im B2B-Bereich. Diese verpflichtet Unternehmen und Selbstständige, E-Rechnungen empfangen zu können. Unternehmen, die Umsatzsteuer abführen, dürfen ihre Rechnungen künftig nur noch in digitaler Form und in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen. Freiberufler müssen je nach Umsatz auch schon ab 2027 E-Rechnungen erstellen. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen.

Digitale Rechnungen wie PDF erfüllen nicht die Anforderungen der E-Rechnungspflicht. Die E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das für den automatisierten Austausch von Rechnungsdaten entwickelt wurde. Der Umstieg auf E-Rechnungen bietet dabei nicht nur eine Lösung für die gesetzliche Vorgabe, sondern erleichtert auch die Einhaltung der GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung). Diese rechtlichen Anforderungen sorgen dafür, dass Rechnungen und Belege korrekt dokumentiert und archiviert werden. E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format ermöglichen eine automatische Verarbeitung und Archivierung, was besonders bei der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern von Vorteil ist, die E-Rechnungen im XRechnungsformat verlangen. Ohne eine geeignete digitale Lösung wird die Buchhaltung aber schnell unübersichtlich.

Wie wird eine E-Rechnung erstellt?

Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile. Einer der größten ist die Möglichkeit der automatisierten Verarbeitung. Dadurch entfallen manuelle Eingaben, Tippfehler werden vermieden und der gesamte Rechnungsprozess wird deutlich effektiver. Rechnungen können schnell und einfach erstellt und versendet werden, was den administrativen Aufwand stark reduziert. Gerade für Selbstständige und kleine Unternehmen, die ihre Buchhaltung selbst übernehmen, bedeutet das eine erhebliche Effizienzsteigerung.

Die Erstellung einer E-Rechnung mit einer modernen Buchhaltungssoftware wie zum Beispiel sevdesk ist einfach und schnell:

1. Rechnungsprogramm einrichten: Zunächst wird ein Rechnungsprogramm wie sevdesk ausgewählt, das die Erstellung von E-Rechnungen unterstützt.

2. Kundendaten eingeben: Die relevanten Daten des Kunden wie Name und Adresse werden in das System eingegeben. Diese Daten können gespeichert und bei Bedarf wiederverwendet werden.

3. Rechnungsdetails hinzufügen: Die gelieferten Produkte oder Dienstleistungen werden eingetragen. Das Programm berechnet automatisch die Mehrwertsteuer und stellt sicher, dass diese korrekt ausgewiesen wird.

4. E-Rechnungsformat wählen: Mit sevdesk können E-Rechnungen im richtigen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden.

5. Rechnung versenden: Die erstellte Rechnung kann direkt per E-Mail oder über ein E-Rechnungsportal verschickt werden.

6. Archivierung: Alle Rechnungen werden automatisch gespeichert, sodass sie bei Bedarf für Steuererklärungen oder Prüfungen jederzeit abrufbar sind.

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sevdesk: digitale Rechnungen für kleine Unternehmen

sevdesk ist ein ideales Tool für kleine Unternehmen und Selbstständige, die ihre Rechnungsstellung effizient und rechtssicher gestalten möchten. Mit sevdesk können Rechnungen leicht erstellt und versendet werden, ohne dass man sich um gesetzliche Vorgaben kümmern muss. Besonders vorteilhaft ist die benutzerfreundliche Oberfläche, die eine schnelle und einfache Bedienung ermöglicht – auch ohne buchhalterische Vorkenntnisse. Das Programm unterstützt Unternehmen bei der Erstellung von E-Rechnungen im richtigen Format, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Auch die gesamte Buchhaltung lässt sich mit sevdesk verwalten – vom Belegmanagement über die Erstellung von Angeboten bis hin zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Die cloudbasierte Lösung von sevdesk hat den Vorteil, dass sie jederzeit und von überall zugänglich ist. Besonders für kleine Unternehmen und Selbstständige, die viel unterwegs sind, bedeutet das eine enorme Flexibilität. Zudem sorgt die Software dafür, dass eine rechtskonforme Buchhaltung erfüllt wird. Ein weiterer Vorteil von sevdesk ist die Möglichkeit, Daten für den Steuerberater oder das Finanzamt einfach zu exportieren. Diese Funktion spart Zeit und erleichtert die Steuererklärung.