Arbeitsplatzbuchungssystem verhindert Chaos bei Hybrid Work

Arbeitsplatzbuchungssystem

10.01.2024
Redaktion Ad2.0

Ein Arbeitsplatzbuchungssystem ist essenziell für jedes Unternehmen, um verschiedene Nachteile zu vermeiden. Ohne ein solches System kann wertvolle Arbeitszeit verloren gehen, da Mitarbeiter nach freien Arbeitsplätzen suchen und diese reservieren müssen. Zudem könnten Arbeitsplätze nicht effektiv genutzt werden und es könnte zu Engpässen kommen – die Bedarfsplanung ist ohne ein Buchungssystem schwierig. Des Weiteren könnten Konflikte entstehen, da die einzelnen Mitglieder eines Teams keinen ausreichenden Einblick in die Gesamtplanung haben. Auch die Bereitstellung der richtigen Infrastruktur sowie die Überwachung von Hygiene- und Sicherheitsrichtlinien werden erschwert. Ein Arbeitsplatzbuchungssystem gewährleistet hingegen eine effiziente Arbeitsplatznutzung, steigert die Produktivität und vermeidet Konflikte oder Engpässe, sodass Hybrid Work nicht im Chaos versinkt.

Ressourcen effizient verwalten

Die Arbeitswelt entwickelt sich ständig weiter und die Rolle des Büros verändert sich. Durch New-Work-Konzepte haben Angestellte mehr Freiheiten, andererseits stehen einige Büros leer und Arbeitsplätze werden nicht effizient genutzt. Innovative Tools für die Arbeitsplatzgestaltung versprechen eine Organisation ohne Papier und eine einfache Verwaltung von Ressourcen, um die neuen Arbeitsweisen von New Work zu ermöglichen. Unternehmen, die ein Hybrid-Work-Konzept einführen, denken häufig nicht sofort über ein Buchungssystem für Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Ähnliches nach.

Dabei lohnt sich die Anschaffung: Ein Buchungsmanagementsystem ermöglicht die übersichtliche Verwaltung von Ressourcen und Dienstleistungen, die für Mitarbeiter oder externe Personen zur Verfügung gestellt werden sollen. Der gesamte Prozess wird in einem System erfasst, das einfach zu verwalten und auszuwerten ist. Mithilfe eines solchen Tools können Unternehmen Hybrid Work problemlos integrieren, indem sie ihre Ressourcen effizient verwalten und somit für die benötigte, aber strukturierte Flexibilität sorgen. Egal, ob es um Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Fuhrpark, Ausstattung oder Termine geht.

Die Software anny ist dabei viel mehr als nur ein Buchungssystem. Sie ist eine umfassende Lösung, die verschiedene Arbeitsplatztools vereint, um den Arbeitsalltag zu revolutionieren. Der Wochenplaner ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihren Arbeitsplatz oder Räume mit nur einem Klick pro Tag zu buchen. Sie können auch sehen, wer, wann und wo gebucht hat. Jeder Mitarbeiter hat eine individuelle Ansicht mit seinen bevorzugten Ressourcen. Die Buchung eines Arbeitsplatzes für die ganze Woche nimmt nur fünf Klicks in Anspruch. Die Software verfügt auch über einen anonymen Incognito-Modus, der den hohen Datenschutzanforderungen und etwaigen Bedenken des Betriebsrates gerecht wird.

Das Buchungssystem anny ermöglicht es, die Arbeitsplätze und Räume digital zur Verfügung zu stellen. Das Büro kann sich selbst organisieren und sicherstellen, dass die Arbeitsplätze optimal ausgelastet sind. Durch ein digitales Dashboard behält das Unternehmen den Überblick über alle verfügbaren Arbeitsplätze, Räume und Ressourcen. Dadurch lässt sich ein hybrides Arbeitsmodell einfach und intuitiv ins Unternehmen integrieren, ohne dass Chaos entsteht.

Arbeitsplatzbuchungssystem bringt Zeit- und Kostenersparnis

Das Arbeitsplatzbuchungssystem von anny bietet verschiedene Vorteile, die es Unternehmen ermöglichen, effizienter und kostensparender zu arbeiten. Beispielsweise kann durch die Nutzung die benötigte Bürofläche reduziert werden, da nicht für jede Person im Unternehmen jederzeit ein Platz vorhanden sein muss. Dadurch entstehen auch Einsparungen bei den Energiekosten. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass durch das Buchungssystem zeitaufwendige telefonische Absprachen und E-Mail-Verkehr entfallen. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, da die Terminvereinbarung automatisiert abläuft. Darüber hinaus ermöglicht die Lösung von anny die transparente Verfügbarkeit des gesamten Organisationsangebots. Kunden können somit jederzeit selbstständig Termine buchen, unabhängig von den Öffnungszeiten des Unternehmens.

Das Buchungssystem von anny erstellt automatisch Statistiken, die eine Auswertung der genutzten Bürofläche ermöglichen. Dadurch können Unternehmen ihre Ressourcen effizienter nutzen und gegebenenfalls Büroflächen optimieren. Des Weiteren führt die Prozessautomatisierung durch das Buchungssystem zu einer verbesserten Produktivität, da Routineaufgaben automatisch ablaufen. Das System erkennt mögliche Konflikte, was die Fehleranfälligkeit minimiert und Doppelbuchungen reduziert. Auf diese Weise können Missverständnisse und Unzufriedenheit bei Kunden vermieden werden.

anny bietet die Möglichkeit, Communities zu erstellen, damit das Unternehmen festlegen kann, welche Personen Zugriff auf bestimmte Räume oder Ausrüstung haben. Darüber hinaus ermöglicht es auch, dass bestimmtes Equipment erst nach Einweisung buchbar ist oder dass Zugang zu bestimmten Räumen nur für ausgewählte Teammitglieder gewährt wird.

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Über die App mobil seinen Arbeitsplatz buchen

Die anny App ermöglicht es den Nutzern, Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze und viele weitere Einrichtungen bequem und schnell direkt über ihr Handy zu buchen. Mit nur einem Klick können Reservierungen sowohl von zu Hause als auch unterwegs vorgenommen werden. Zudem erhalten die Nutzer Push-Benachrichtigungen, um sich schnell einzuchecken und ihren gebuchten Platz zu sichern. Die anny Display App bietet die Möglichkeit, Tablets als Raumdisplays zu nutzen, um die Verfügbarkeit in Echtzeit anzuzeigen und spontane Buchungen zu ermöglichen. Durch diese Funktion können Nutzer auf einen Blick sehen, welche Ressourcen verfügbar sind und diese direkt reservieren, ohne zusätzliche Schritte unternehmen zu müssen.

Die Integration der praktischen Kartenfunktion in den Wochenplaner ermöglicht es Unternehmen, ihre Arbeitsplätze, Räume und sogar ganze Gebäude maßstabsgetreu auf echten Karten darzustellen. Mit dem anny Maps Feature entsteht eine Verbindung zwischen der digitalen und analogen Welt. Dadurch wird es für Mitarbeitende leichter, ihre Lieblingsräume, Arbeitsplätze und Kollegen zu finden, da sie auf der Karte schnell den genauen Standort lokalisieren können. Zudem ist es möglich, mehrere Etagen oder Standorte auf einer Karte abzubilden, was gerade in größeren Unternehmen von Vorteil ist. Die interaktive Karte eröffnet Mitarbeitenden auch ein visuelles Buchungserlebnis.

Mit der neuen anny Teams App können die Ressourcen nahtlos gebucht werden, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung von Teams verlassen zu müssen. Der entscheidende Vorteil von anny liegt in den unternehmensspezifischen Funktionen wie dem Single-Sign-on und dem Attribute Mapping. Zudem ermöglicht die Plattform die Konsolidierung aller Buchungsanwendungen eines Unternehmens zu einer zentralen Lösung.