Innovation im Ausschreibungsmanagement: Wie AIVI Consulting mit ausschreibung.io die Agenturlandschaft verändert

AIVI Consulting

05.09.2025

Öffentliche Ausschreibungen stellen für viele Agenturen eine besondere Herausforderung dar. Zwischen komplexen Anforderungen, engen Fristen und hohem Abstimmungsaufwand entstehen oft unnötige Belastungen für interne Teams. AIVI Consulting begegnet diesem Problem mit einem integrierten Ansatz aus Beratung und Software – speziell entwickelt für Agenturen, die ihre Prozesse optimieren und gleichzeitig die Qualität ihrer Angebote steigern möchten. Der folgende Beitrag zeigt, wie sich Ausschreibungen effizienter und erfolgreicher gestalten lassen – mit klarer Struktur, messbaren Einsparungen und strategischem Mehrwert.

Der Ausschreibungsprozess scheitert häufig nicht an fehlendem Fachwissen, sondern an mangelnder Struktur und ineffizienter Umsetzung. Unklare Anforderungen, manuelle Prozesse und hohe interne Aufwände führen dazu, dass wertvolle Ressourcen gebunden werden – oft ohne greifbares Ergebnis. Besonders kleinere Agenturen geraten hier schnell an Kapazitätsgrenzen, während gleichzeitig wichtige konzeptionelle Arbeit auf der Strecke bleibt. Das Ergebnis sind überladene, unpräzise Angebote mit geringen Erfolgschancen – bei gleichzeitig hohem Personal- und Kostenaufwand. „Viele Agenturen verlieren im Ausschreibungsprozess nicht nur Zeit, sondern auch ihre inhaltliche Schärfe – genau da setzen wir an“, so Maxim Abrams, Geschäftsführer von AIVI Consulting.

AIVI Consulting schafft hier Abhilfe: Mit einer systematischen Methodik, gezielter Beratung und der Software ausschreibung.io lässt sich der Aufwand pro Ausschreibung um bis zu 90 Prozent reduzieren – im Bestfall auf nur acht Stunden. Gleichzeitig können bis zu 9.000 € an Personal- und Opportunitätskosten eingespart werden. Neben der klaren Strukturierung unterstützt eine integrierte KI-Lösung bei der Analyse historischer Ausschreibungsdaten, liefert Einblicke zu Entscheidern und bisherigen Gewinnern und hilft bei der Entwicklung strategisch durchdachter Konzepte. So entstehen qualitativ hochwertige Angebote mit messbar höheren Erfolgschancen – bei deutlich geringerem Aufwand.

Expertise aus echten Projekten: Die Wurzeln von AIVI Consulting

Maxim Abrams steht in seiner Rolle als Gründer und Kopf hinter AIVI Consulting weit mehr als nur beratend zur Seite. Nach einer fundierten Ausbildung bei der Deutschen Telekom und einem Studium der Wirtschaftsinformatik legte er den Grundstein für seine heutige Beratungsarbeit direkt in der Praxis: vom Projektmanagement bis hin zur Managementberatung mit Schwerpunkt auf komplexen Ausschreibungsprozessen. „Ich habe für und mit Agenturen zahlreiche Angebote über öffentliche Ausschreibungen erstellt und den oft lähmenden Prozess immer wieder hautnah erlebt“, erinnert sich Maxim Abrams. Heute begleitet AIVI Consulting rund 290 Ausschreibungen im Jahr gemeinsam mit seinen Kunden. Gerade dieser Mix aus technischer Präzision und vertrieblicher Denkweise, gepaart mit einer beeindruckenden Liebe zum Detail, wurde zum Markenzeichen von AIVI Consulting.

Das Vertrauen der Kundschaft baut er ganz bewusst auf seine Person auf – und nicht auf die Anonymität eines klassischen Unternehmensaccounts. „Wir verkaufen die Software über unsere Expertise, nicht einfach nur über ein Produkt“, erklärt er. Die Folge: Wer mit AIVI Consulting arbeitet, profitiert nicht nur von digitalen Tools, sondern vor allem von einem datenbasierten Beratungsansatz, der auf tiefem Branchenverständnis und der systematischen Auswertung tausender Agentur-Ausschreibungen seit 2017 beruht.

Von der Idee zum Wettbewerbsvorteil: Wie ausschreibung.io Agenturen stärkt

Der Bedarf war offensichtlich, die Lösung überfällig: Mit ausschreibung.io entwickelte AIVI Consulting eine Software, die das Ausschreibungsmanagement exklusiv und ausschließlich für Agenturen grundlegend vereinfacht und erstmals konsequent auf deren Bedürfnisse zugeschnitten ist. Der komplette Prozess – von der Recherche bis zur finalen Angebotserstellung – wird digitalisiert und zentralisiert. Maxim Abrams und sein Team aus drei spezialisierten Beratern erkannten schnell: Unabhängig von Größe oder Fokus kämpfen Agenturen mit denselben Herausforderungen im Ausschreibungsprozess. „Es gibt aktuell keinen anderen Anbieter am Markt, der diesen Prozess so abbildet“, erklärt er. Statt sich mühsam durch über 90 verschiedene Portale zu klicken, nutzen Agenturen jetzt ein zentrales Dashboard mit allen relevanten Ausschreibungen – samt Effizienz, Übersicht und individualisierter Auswertung.

Doch ausschreibung.io geht über reine Prozessoptimierung hinaus. Die zugrunde liegende Drei-Säulen-Methodik – Zeit, Kosten, Erfolg – macht aus einem Verwaltungstool ein strategisches Instrument. „Unser Business Case basiert darauf, dass wir massive Kostenersparnisse erzielen und davon nur einen Bruchteil berechnen“, so Maxim Abrams. Gleichzeitig steigen die Erfolgschancen durch systematisierte Angebotsentwicklung auf Basis bewährter Beratungsansätze. Inspiriert von Methoden großer Unternehmensberatungen, liefert die Software eine strukturierte „BIG 4 Methodik“ statt leerer Seiten. Maxim Abrams bringt es auf den Punkt: „Je besser und individueller das Angebot, desto höher die Erfolgsquote.“ Das Ergebnis: weniger Aufwand, mehr Qualität – und ein echter Wettbewerbsvorteil für die Kunden von ausschreibung.io.

Strategische Synergie: Beratung, Software und KI als Erfolgsfaktoren

Bei AIVI Consulting gehen Beratung und Softwarelösungen Hand in Hand. Agenturen können entscheiden, ob sie ausschreibung.io rein digital nutzen oder zusätzlich auf individuelle Beratungsleistungen setzen. Besonders effektiv zeigt sich dieses Modell in der Praxis: Beratungsverträge laufen meist über zwölf Monate in festen Quartalszyklen – mit messbarem Erfolg. So konnte eine Agentur innerhalb eines Jahres mindestens fünf Ausschreibungen gewinnen und ihr Budget um einen mittleren siebenstelligen Betrag steigern – ein klarer Beleg für die Wirksamkeit der Verbindung aus Technologie und Fachwissen. Fallstudien und Referenzen sind offen auf der Website von AIVI Consulting einsehbar. „Uns ist wichtig, dass potenzielle Kunden direkt sehen, was möglich ist – und wo andere profitiert haben“, betont Maxim Abrams.

Mit Blick in die Zukunft setzt AIVI Consulting verstärkt auf Künstliche Intelligenz als nächsten Innovationsschritt. Bereits in diesem Jahr soll ein KI-basierter, digitaler Berater integriert werden, der Nutzer strategisch bei der Angebotsentwicklung unterstützt und auf Basis interner Daten gezielte Empfehlungen gibt – etwa zu Optimierungspotenzialen, verpassten Teilnahmen oder fehlenden Zertifikaten. Die KI wird als strategische Assistenz in den Ausschreibungsprozess eingebunden. Maxim Abrams ist überzeugt: „Das wird für Agenturen ein echter Gamechanger, denn mit KI-Unterstützung werden strategische Entscheidungen und die Angebotserstellung deutlich fundierter und nachhaltiger möglich.“

Zeit sparen, Chancen steigern – mit dem richtigen System

Maxim Abrams verfolgt mit AIVI Consulting eine klare Mission: den Aufwand rund um öffentliche Ausschreibungen so stark wie möglich zu reduzieren und den Prozess transparent zu gestalten und vor allem Qualität in Konzeption und Angebotserstellung effizient zu steigern. Dabei steht der Nutzen für die Agenturen im Mittelpunkt. „Wir wollen, dass Agenturen nicht im Vertrieb ersticken, sondern sich auf das konzentrieren, wofür sie eigentlich stehen – exzellente kreative und technische Leistungen“, betont er. Diese Haltung prägt nicht nur die Ausrichtung der Softwarelösung ausschreibung.io, sondern das gesamte Leistungsversprechen des Unternehmens.

Ein zentraler Erfolgsfaktor ist der persönliche, partnerschaftliche Ansatz. Maxim Abrams tritt als konstante Bezugsperson und Gesicht der Marke auf, begleitet Agenturen eng durch alle Projektphasen und sorgt damit für eine verlässliche Zusammenarbeit. Die Kundenbeziehung basiert nicht auf einem klassischen Softwareverkauf, sondern auf Vertrauen und gemeinsamer Zielverfolgung. „Unsere Kunden kaufen nicht die Software, sie kaufen unsere Daten, unsere Erfahrung, technologische Exklusivität und unser Engagement“, bringt Maxim Abrams den Kern des Angebots auf den Punkt.